Grundlagen
Virtuelles Bauamt: Was ist das?
Die digitale Plattform, über die der gesamte Weg vom Bauantrag bis zur Baugenehmigung papierlos und online abgewickelt wird – mit voller Transparenz über den Bearbeitungsstand.
Kurz erklärt
Ein virtuelles Bauamt ist eine digitale Plattform, über die der gesamte Bauantrag – von der Einreichung über die Behördenbeteiligung bis zum Bescheid – papierlos und online abgewickelt wird. In Deutschland gibt es drei Systeme: den bundesweiten EfA-Dienst „Digitale Baugenehmigung“, das „Virtuelle Bauamt BW“ (ViBa BW) sowie eigene Landeslösungen in Berlin, Brandenburg und Hessen.
Definition: Was ist ein virtuelles Bauamt?
Das virtuelle Bauamt versetzt Antragstellende und Behörden in die Lage, alle Arbeitsschritte – von der Antragstellung über die Beteiligung weiterer Behörden bis zur Bekanntgabe der Entscheidung – vollständig digital zu erledigen. Es ersetzt den klassischen Weg, bei dem Bauvorlagen in zwei- oder dreifacher Papierausfertigung persönlich oder per Post bei der Bauaufsichtsbehörde eingereicht werden mussten.
Herzstück jedes virtuellen Bauamts ist der sogenannte digitale Vorgangsraum. In diesem geschützten Online-Bereich arbeiten Bauherrin oder Bauherr, das Bauamt, die Entwurfsverfasser sowie alle zu beteiligenden Stellen (etwa Denkmalschutz, Naturschutz oder die Gemeinde) gleichzeitig und transparent am selben Vorgang. Statt Akten hin- und herzuschicken, sehen alle Beteiligten denselben aktuellen Stand. Das verkürzt Liege- und Postlaufzeiten und macht den Verfahrensstand jederzeit nachvollziehbar.
Wie funktioniert ein virtuelles Bauamt? (Überblick)
Auch wenn sich die Systeme der Länder im Detail unterscheiden, ist der grundsätzliche Ablauf sehr ähnlich:
- Registrierung & Identifizierung: Sie legen ein Konto an und weisen Ihre Identität nach – meist über die BundID oder ein ELSTER-Konto.
- Antragsassistent: Ein geführter Online-Dialog fragt alle relevanten Angaben zu Bauvorhaben, Grundstück und Beteiligten ab.
- Upload der Bauvorlagen: Lageplan, Bauzeichnungen, Baubeschreibung und Nachweise werden als Dateien hochgeladen – Details in unserer Unterlagen-Checkliste.
- Digitale Einreichung: Der Antrag geht unmittelbar bei der zuständigen Behörde ein, eine Eingangsbestätigung erfolgt automatisch.
- Vorgang verfolgen: Rückfragen, Nachforderungen und der Status sind jederzeit im Vorgangsraum einsehbar – bis zum Bescheid.
Den vollständigen Weg beschreiben wir Schritt für Schritt im Leitfaden Ablauf des digitalen Bauantrags.
Welche Vorteile hat das virtuelle Bauamt?
Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens bringt für alle Seiten spürbare Vorteile:
- Zeitersparnis: Kein Behördengang, keine Postwege, Einreichung rund um die Uhr – auch abends und am Wochenende.
- Weniger Papier: Bauvorlagen müssen nicht mehr in mehrfacher Ausfertigung gedruckt werden.
- Transparenz: Der Bearbeitungsstand ist jederzeit sichtbar; Nachforderungen kommen direkt im Vorgangsraum an.
- Parallele Beteiligung: Mehrere Fachbehörden können gleichzeitig statt nacheinander prüfen – das kann die Gesamtdauer verkürzen.
- Weniger Rückfragen: Geführte Antragsassistenten reduzieren Formfehler und unvollständige Anträge.
Warum die Digitalisierung des Bauantrags? Der rechtliche Hintergrund
Grundlage der Entwicklung ist das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. „Bauen & Wohnen“ ist eines von 14 OZG-Themenfeldern. Bauordnungsrecht ist in Deutschland jedoch Ländersache: Jedes Bundesland hat seine eigene Landesbauordnung und entscheidet selbst, welche Software es einsetzt. Genau deshalb gibt es nicht „das eine“ virtuelle Bauamt, sondern mehrere Systeme nebeneinander.
Bereits heute wird in vielen Bauaufsichtsbehörden ein erheblicher Teil der Bauanträge online eingereicht. In Baden-Württemberg, Brandenburg, Hamburg, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ist die digitale Einreichung inzwischen landesweit verpflichtend, in Bremen, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Saarland und Thüringen entscheidet die zuständige Bauaufsichtsbehörde darüber. Perspektivisch soll der digitale Bauantrag bundesweit zum Standard werden.
Die Systeme in Deutschland im Überblick
Wer einen digitalen Bauantrag stellen möchte, trifft je nach Bundesland auf eines von drei Systemen. Sie verfolgen dasselbe Ziel, unterscheiden sich aber in Bezeichnung, Anbieter und teilweise im Funktionsumfang. Zu diesen vier Portalen haben wir eigene Detailseiten:
EfA „Digitale Baugenehmigung“
Der bundesweite Onlinedienst – federführend von MV entwickelt, von 13 Ländern genutzt.
ViBa BW
Das virtuelle Bauamt Baden-Württemberg – Pflicht seit 1.1.2025.
VBA Brandenburg
Die eigene Landeslösung Brandenburgs – Pflicht seit 1.10.2026, Anmeldung per E-Mail.
eBG Berlin
Berlins elektronisches Bau- und Genehmigungsverfahren – Angebot statt Pflicht.
1. EfA-Onlinedienst „Digitale Baugenehmigung“
Der mit Abstand am weitesten verbreitete Dienst wurde nach dem Einer-für-Alle-Prinzip federführend von Mecklenburg-Vorpommern entwickelt und wird von 13 Ländern nachgenutzt. Nicht jedes Land übernimmt dabei auch die Antragsstrecke: Thüringen stellt die Formulare über das landeseigene Antragssystem ThAVEL bereit und nutzt vom EfA-Dienst den Vorgangsraum, in dem die Bauaufsichtsbehörde den Antrag bearbeitet. Mehr dazu auf der Seite Digitale Baugenehmigung (EfA).
2. ViBa BW – das virtuelle Bauamt Baden-Württemberg
Baden-Württemberg betreibt unter der Marke ViBa BW eine landesweit einheitliche Lösung (technisch eine EfA-Nachnutzung), die seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist. Details unter ViBa BW.
3. Eigene Landeslösungen: Berlin, Brandenburg, Hessen
Drei Länder gehen einen eigenen Weg: Berlin mit dem eBG (Elektronisches Bau- und Genehmigungsverfahren), Brandenburg mit dem Virtuellen Bauamt Brandenburg (VBA) und Hessen mit dem Bauportal Hessen.
Die vier Modelle im Vergleich
Technisch sind es drei Systeme, für Antragstellende aber vier deutlich verschiedene Modelle: Die eigenen Landeslösungen in Brandenburg und Berlin liegen weiter auseinander als ViBa BW und der EfA-Dienst, auf dem es aufbaut. Die Tabelle stellt sie nebeneinander, die Einzelheiten stehen auf den Detailseiten. Das Bauportal Hessen fehlt, weil wir es noch nicht im Detail ausgewertet haben.
Die Tabelle lässt sich seitlich wischen.
| Merkmal | EfA-Dienst | ViBa BW | VBA Brandenburg | eBG Berlin |
|---|---|---|---|---|
| Pflicht für Antragstellende | Keine eigene Die Pflicht folgt dem Landesrecht: verpflichtend in HH, NI, NRW; teilweise in HB, MV, RP, SL, TH; ein Angebot in BY, SN, ST, SH. | Pflicht Seit 1. Januar 2025 (§ 53 Abs. 2 LBO). Verbindlich wird das Portal, wenn die Baurechtsbehörde es nach § 3 Abs. 2 LBOVVO benennt. | Pflicht Für den Bauantrag seit 1. Oktober 2026 ohne Ausnahme (§ 68 Abs. 1 Satz 2 BbgBO); die Übergangsregel des § 88 Abs. 6 ist ausgelaufen. | Angebot § 17 Abs. 1 BauVorlV ist eine Soll-Vorschrift. Verpflichtet sind nur die Behörden (§ 17 Abs. 3). |
| Anmeldung | BundID oder MUK Hohes Vertrauensniveau; Organisationen nutzen Mein Unternehmenskonto. Rund 14 Tage Vorlauf, weil Zugangsdaten teils per Post kommen. | BundID oder ELSTER BundID mit Online-Ausweis oder ELSTER-Zertifikat, Büros ein Organisationskonto auf ELSTER-Basis; mindestens 14 Tage Vorlauf. | E-Mail-Adresse Keine BundID, kein Unternehmenskonto. Zwei-Faktor-Schutz per Authenticator-App ist optional. | Kein Konto Aktenzeichen und PIN aus der Eingangsbestätigung öffnen Sachstandsauskunft und Nachreichung. |
| Unterschrift | Nach Landesrecht Der Dienst regelt die Form nicht selbst; ob die Anmeldung die Unterschrift ersetzt, bestimmt das Land. | Entfällt Textform nach § 126b BGB; an die Stelle der Unterschrift treten die Freizeichnung im Portal oder eine Vollmacht. | Entfällt Name, Büro und Anschrift genügen (§ 2 BbgBauVorlV). Beurkundete Unterlagen wie der amtliche Lageplan werden unterschrieben eingescannt. | Schriftform bleibt Bauantrag, Vorbescheid und Abweichungen sind eigenhändig zu unterschreiben (§ 2 Abs. 1 BauVorlV); eingegangen ist der Antrag erst mit dem unterschriebenen Formular. |
| Gemeinsamer Vorgangsraum | Ja Rollen für Bauherrschaft, Vertretung und Entwurfsverfassende; Beteiligte und Fachstellen werden eingeladen. | Ja EfA-Technik, aber nur wer einreicht, kommuniziert mit der Behörde. Mitteilungen kommen als ELSTER-Nachricht. | Projektraum Büro und Bauherrschaft laden einander ein und dürfen beide einreichen; Fachplanende lassen sich bisher nicht einbinden. | Nein Das eBG ist das Fachverfahren der Behörden; Antragstellende nutzen Online-Assistenten. Ein Bau-Portal ist geplant. |
| Über den Bauantrag hinaus | Breites Angebot 42 Verwaltungsleistungen in 28 Online-Diensten, etwa Vorbescheid, Genehmigungsfreistellung und Anzeige des Baubeginns. | Weit gefasst Elektronisch einzureichen sind auch Bauvoranfrage, Teilbaugenehmigung und Verlängerung; das Kenntnisgabeverfahren läuft ebenfalls digital. | Nur der Bauantrag Für Vorbescheid, Bauanzeige und Abweichungen fehlt eine ausdrückliche Pflicht; Vorbescheid und Bauanzeige bietet das VBA trotzdem online an. | Sieben Assistenten Von der Genehmigungsfreistellung über Abweichungen und Vorbescheid bis zur Nachreichung, alle freiwillig nutzbar. |
| Bescheid | Im Vorgangsraum Baugenehmigung und Gebührenbescheid stellt die Behörde dort zu. | Elektronisch möglich Die Baugenehmigung darf nach § 9 Abs. 1 Onlinezugangsgesetz elektronisch bekanntgegeben werden. | Download im Portal Der Gebührenbescheid kommt mit dem Bescheid; ein Widerspruch läuft nicht über das Portal. | Auf Papier Bis ein elektronisches Siegel einsatzbereit ist; § 2 Abs. 5 BauVorlV lässt es schon zu. |
Was der Vergleich zeigt
Pflicht und Portal sind zwei verschiedene Fragen. Derselbe EfA-Dienst läuft in Ländern mit Pflicht (HH, NI, NRW) ebenso wie in Ländern, in denen er ein reines Angebot ist (BY, SN, ST, SH). Selbst in Baden-Württemberg schreibt das Gesetz nur die elektronische Form vor; zum Pflichtportal wird ViBa BW erst, wenn die Baurechtsbehörde es benennt. Ob Sie digital einreichen müssen, steht deshalb immer im Landesrecht, nie in den Nutzungsbedingungen eines Portals.
Die Anmeldung verrät nichts über die Pflicht. Baden-Württemberg und Brandenburg verlangen beide die elektronische Einreichung, gehen bei der Anmeldung aber entgegengesetzte Wege: In Baden-Württemberg ersetzt die Freizeichnung über ein Konto mit hohem Vertrauensniveau die Unterschrift, Brandenburg lässt eine E-Mail-Adresse genügen und verlangt stattdessen Name, Büro und Anschrift der Verantwortlichen. Berlin kommt ohne Konto aus, hält aber an der eigenhändigen Unterschrift fest. Wer über den EfA-Dienst oder ViBa BW einreicht, sollte das Konto deshalb zwei Wochen vor dem geplanten Antrag beantragen.
Die Pflicht treibt die Nutzung. Von den 65.719 Vorgängen, die die Geschäftsstelle des EfA-Dienstes bis Dezember 2025 zählte, entfielen über 52.400 auf Baden-Württemberg, wo die elektronische Einreichung seit Januar 2025 Pflicht ist. In Berlin, wo der Online-Weg freiwillig ist, lag der Nutzungsgrad der Assistenten nach einer Umfrage der Senatsverwaltung im Juni 2025 zwischen rund 10 und 25 Prozent je Bezirk.
Die Pflicht endet oft am Bauantrag. Brandenburg schreibt die elektronische Form ausdrücklich nur für den Bauantrag vor, Baden-Württemberg auch für Bauvoranfrage und Teilbaugenehmigung. Für alle anderen Anträge und Anzeigen lohnt deshalb die Rückfrage, welchen Weg die Behörde annimmt.
Virtuelles Bauamt und ViBa BW – nicht verwechseln
Wichtig zur Einordnung: „Virtuelles Bauamt“ ist einerseits ein allgemeiner Oberbegriff für digitale Bauämter, andererseits der konkrete Markenname des baden-württembergischen Systems (ViBa BW). viba ist ein unabhängiges Informationsangebot und kein behördliches Portal – Ihren Antrag stellen Sie immer über das offizielle Portal Ihres Bundeslandes, das wir auf jeder Länderseite verlinken.
Welches System gilt in welchem Bundesland?
Eine kompakte Übersicht aller 16 Länder mit Portal-Links, Pflichtstatus und der jeweiligen Landesbauordnung finden Sie auf unserer Bundesländer-Seite. Kurzfassung:
- EfA-Onlinedienst (13 Länder): u. a. Bayern, NRW, Niedersachsen, Sachsen, Bremen, Hamburg.
- ViBa BW: Baden-Württemberg.
- Eigene Lösung: Berlin (eBG), Brandenburg (VBA), Hessen (Bauportal Hessen).
So finden Sie in drei Schritten heraus, was für Ihr Vorhaben gilt:
- Land und System klären: Die Länderseite nennt System, Portal und Pflichtstatus.
- Behörde prüfen: Maßgeblich ist, ob Ihre untere Bauaufsichtsbehörde angeschlossen ist und welchen Weg sie vorgibt – in Baden-Württemberg zeigt das der Zuständigkeitsfinder, beim EfA-Dienst die Behördenliste je Land.
- Konto rechtzeitig anlegen: Wo BundID oder Unternehmenskonto verlangt werden, rund zwei Wochen Vorlauf einplanen; was danach kommt, beschreibt der Leitfaden Ablauf des digitalen Bauantrags.
Häufige Fragen
Was bedeutet ViBa?
ViBa steht für „Virtuelles Bauamt“. In Baden-Württemberg bezeichnet „ViBa BW“ die offizielle landesweite Plattform für digitale Baugenehmigungsverfahren. Der Begriff wird inzwischen aber allgemein für digitale Bauämter verwendet.
Was ist das Einer-für-Alle-Prinzip (EfA)?
Beim EfA-Prinzip entwickelt ein Bundesland eine Verwaltungssoftware, die anschließend von allen anderen Ländern nachgenutzt werden kann. Den digitalen Bauantrag hat Mecklenburg-Vorpommern federführend entwickelt.
Welche Systeme für virtuelle Bauämter gibt es in Deutschland?
Im Wesentlichen drei: der bundesweite EfA-Onlinedienst „Digitale Baugenehmigung“ (genutzt von 13 Ländern), das „Virtuelle Bauamt BW“ (ViBa BW) sowie eigene Landeslösungen in Berlin (eBG), Brandenburg (VBA) und Hessen (Bauportal Hessen).
Worin unterscheiden sich die Systeme für den digitalen Bauantrag?
Vor allem in vier Punkten: ob die Einreichung Pflicht ist, welches Konto Sie brauchen, ob Sie noch unterschreiben müssen und ob es einen gemeinsamen Vorgangsraum gibt. Die digitale Einreichung ist in Baden-Württemberg und Brandenburg verpflichtend, in Berlin ein Angebot; beim EfA-Dienst entscheidet das jeweilige Landesrecht.
Brauche ich für das virtuelle Bauamt einen Online-Ausweis?
Das hängt vom System ab. Der EfA-Dienst und ViBa BW verlangen ein hohes Vertrauensniveau: Privatpersonen melden sich mit der BundID an, am besten mit Online-Ausweis, oder in Baden-Württemberg alternativ mit einem ELSTER-Zertifikat; Büros nutzen ein Unternehmenskonto auf ELSTER-Basis. Beim Virtuellen Bauamt Brandenburg genügt eine E-Mail-Adresse, und die Berliner Antragsassistenten funktionieren ganz ohne Konto.
Ist das virtuelle Bauamt sicher und datenschutzkonform?
Die Portale werden von den Ländern oder ihren IT-Dienstleistern betrieben und unterliegen der DSGVO. Für ViBa BW gibt das Landesministerium an, die Plattform erfülle alle Anforderungen der DSGVO und werde regelmäßig sicherheitstechnisch überprüft. Beim VBA Brandenburg lässt sich die Anmeldung zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen.